Automatización de procesos
Automatización de procesos para que tu equipo deje de copiar datos a mano
Describe cómo entran los datos, quién decide y a qué sistema deben llegar. Obtienes una orientación y un resumen para decidir el siguiente paso.
Tu equipo copia, aprueba y revisa a mano lo que el sistema no hace
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- Correo o Excel
- Alguien lo copia
- ERP
Copiar datos de un correo o un Excel al sistema
Un pedido llega por correo y alguien lo vuelve a escribir en el ERP. Si se equivoca en una cifra, el error aparece cuando el cliente reclama.
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- Solicitud
- Visto bueno por correo
- Se anota a mano
Aprobar por correo lo que debería aprobarse en el sistema
La solicitud está en el sistema, pero el visto bueno llega en un correo. Quién aprobó y cuándo se reconstruye después.
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- Documento
- Revisión a mano
- Se carga o se devuelve
Revisar documento por documento
Facturas, guías u órdenes que alguien abre una a una para comprobar lo mismo cada vez: el RUC, el importe, el pedido al que corresponden.
El diagnóstico te devuelve qué construir, por qué y qué falta saber
Una empresa ficticia que aprueba a mano las facturas de proveedor que le llegan por correo respondió las seis preguntas. Este es el resumen que obtuvo, generado por las mismas reglas que usa la herramienta.
Combinación: Software + Automatización + Una persona
Por qué
- Quién aprobó qué, cuándo y con qué permiso hay que recordarlo entre pasos: un componente de software, combinable con automatización o IA.
- Un formato fijo de pocos emisores se extrae con reglas de posición: evalúa extracción y reglas antes que un modelo.
- La regla cubre la mayoría de los casos: eso se automatiza.
- La excepción la resuelve alguien: automatización más revisión, nunca una regla que resuelve todo.
- Un error que cuesta dinero o un cliente necesita puntos de revisión definidos, no un umbral numérico que decide solo.
Compruébalo con
- Comprobar que cada cambio de estado o de permiso queda registrado con quién lo hizo.
- Comprobar la regla contra los casos reales de un mes completo, no solo contra el ejemplo.
- Comprobar que la persona que revisa tiene el tiempo real para hacerlo, no solo la responsabilidad asignada.
Versión de las reglas: 2026-09-23.1
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios: aprobar facturas de proveedor que llegan por correo, siempre con el mismo formato, con algunas excepciones que hoy resuelve una persona.
Antes de escribirnos, puedes saber qué necesita tu proceso y cuánto tiempo ocupa
- ¿Mi proceso necesita software, una automatización o IA?
Seis preguntas sobre cómo entra la información y quién decide. Te dice si hace falta software, reglas o IA, y qué dato falta. Herramienta gratuita
- ¿Cuánto me cuesta hoy hacer este proceso a mano, y cuánto ahorraría automatizándolo?
Las horas que libera automatizar, con tus números. El ahorro en dinero solo aparece si conoces el costo y cuánto de esa capacidad se aprovecha. Herramienta gratuita
- ¿Cómo paso los XML de mis comprobantes electrónicos a Excel?
Si tus documentos son XML de SUNAT, pásalos a Excel en tu navegador, sin subirlos a ningún servidor. Herramienta gratuita
Cómo trabajamos
Antes de automatizar, acordamos cada regla y cómo se comprueba
Primero escribimos qué entra, qué se valida y qué pasa con lo dudoso. Después construimos, y cada regla se prueba delante de tu equipo.
- Regla del negocio Un pedido que ya se cargó no entra dos veces.
- Cómo se comprueba Cargar el mismo pedido dos veces: la segunda se rechaza y queda anotado por qué.
- Regla del negocio Lo que no cuadra no se carga: pasa a una persona con el motivo escrito.
- Cómo se comprueba Mandar un pedido con un código de producto que no existe: queda en la cola de revisión.
- Regla del negocio Cada carga deja registro de dónde vino y quién la revisó.
- Cómo se comprueba Buscar un pedido cargado: se ve el correo de origen, la hora y quién lo aprobó si hizo falta.
Reglas de ejemplo: las de tu proceso se escriben contigo al definir el alcance.
Ver una revisión terminada, con sus reglas funcionando · Cómo contratamos y entregamos un proyecto
Qué contratas
Automatizamos un proceso concreto sobre el sistema que ya usas
- Qué incluye
- Las reglas escritas, la automatización conectada a tu sistema, la cola para lo dudoso y el registro de cada paso. Ver la ficha de automatización
- Si hay que conectar dos sistemas
- Definimos cuál manda en cada dato y qué pasa si uno no responde, antes de escribir la integración. Ver cómo hacemos integraciones
- Si la información llega como PDF, foto o texto libre
- Evaluamos un modelo de IA para leerla, siempre con una regla que compruebe lo que devuelve. Ver dónde conviene usar IA
- Lo que queda fuera
- No reemplazamos tu ERP ni cambiamos partes del proceso que no pediste automatizar.
Preguntas
Lo que suelen preguntar antes de automatizar un proceso
¿Tengo que cambiar de sistema para automatizar?
No. Trabajamos sobre el sistema que ya usas: con su API si la tiene, y con su archivo de importación si no la tiene.
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?
Depende de cuántas reglas tiene, cuántos sistemas toca y qué pasa con los casos dudosos. Te damos una orientación al conversar y el precio cerrado cuando el alcance está definido.
¿Qué pasa con los casos que no encajan en la regla?
Van a una cola de revisión con el motivo escrito, y una persona decide. La automatización no carga lo que no puede comprobar.
¿Necesito IA para automatizar?
Solo si hay que interpretar algo que llega sin orden, como un correo escrito a mano. Una foto necesita reconocimiento de texto, y un modelo solo si además hay que entender qué es cada dato. Si los datos llegan ordenados, basta una regla, y el diagnóstico te dice cuál es tu caso.
¿Mi volumen es muy bajo para que valga la pena?
La cantidad sola no lo decide: pesa también cuánto tarda cada caso y cuánto cuesta un error. La calculadora te ayuda a verlo con tus números.
¿Qué paso de tu proceso sigue haciéndose a mano?
Cuéntanos cómo entra la información, quién decide y a qué sistema tiene que llegar. No hace falta que esté todo definido.